Perbedaan antara Procurement dengan Purchasing

Pernah kah anda mendengar kata procurement dan purchasing, kenapa ada dua istilah tersebut di bidang pekerjaaan saat ini,

Berdasarkan Ruang Lingkup,

• Procurement (pengadaan barang) melingkupi Purchasing, Expediting, dan Traffic. Lingkup procurement lebih luas
• Purchasing hanya melingkupi pembelian barang dimana purchaser membeli barang dengan meminta penawaran dari vendor, melakukan negosiasi, dan akhirnya membuat PO. Setelah itu tugas purchaser selesai. Hal yang penting diperhatikan seorang purchaser adalah budget, seorang purchaser harus mengetahui budget atau kisaran harga dari barang yang ia beli sehingga ia dapat melakukan negosiasi dengan baik.

Lingkup procurement lebih luas. Purchasing adalah bagian dari procurement, terdapat istilah expediting dan traffic di procurement. Berikut penjelasannya:

– Expediting,

Bertugas untuk memonitor dan memastikan spesifikasi, quantity, deskripsi, dan hal-hal yang berkaitan dengan PO (purchase order) sesuai dengan kontrak atau SPK (Surat Perjanjian Kerja). Jadi tugas expediter dimulai pada saat PO dibuat sampai material sampai di site (lapangan) dan seorang expeditor yang baik harus dapat membuat report mingguan terkait status material tersebut. Seorang expeditor akan sering sekali berhubungan dengan vendor karena ia harus mengetahui status material.

– Traffic

Bertugas untuk melakukan koordinasi dengan forwarder (Penyedia Jasa Transportasi) untuk melakukan pengiriman material ke site. Tugas dari seorang traffic adalah melakukan pengiriman dan memastikan barang aman dikirim hingga ke site.

Pengertian dari kata Procurement yang dalam terjemahan bahasa indonesianya berarti "Pengadaan", menurut businessdirectory.com adalah kegiatan membeli dan menerima barang atau jasa. Proses ini dimulai dari persiapan barang atau jasa apa yang ingin dibeli hingga persetujuan untuk melakukan pembayaran ke pihak ketiga.

Secara umum, beberapa kegiatan yang termasuk dalam tugas pengadaan antara lain:
(a) Perencanaan pembelian,
(b) membuat prosedur standar pengadaan barang/jasa,
(c) membuat spesifikasi barang/jasa yang dibutuhkan secara detail dengan informasi yang didapat dari departemen/bagian lain yang memintanya,
(d) pencarian supplier/vendor yang tepat dengan melihat penawaran serta rekam jejaknya secara detail
(e) membuat perbandingan biaya pembelian dari supplier/vendor
(f) negosiasi harga, jangka waktu pembayaran (term of payment),pengiriman (shipping), dll. 
(g) memutuskan pembelian dari suplier/vendor 
(h) membuat kontrak
(i) melakukan kontrol jumlah persedian di gudang
(j) menerima tagihan pembayaran dari vendor/supplier

Terdapat beberapa faktor untuk memutuskan darimana suatu barang/jasa dibeli, diantaranya adalah: pengiriman dan penanganan barang (delivery and handling material),referensi tingkat kepuasan terhadap barang/jasa yang dibeli oleh pelanggan, serta perbedaan harga diantara penyedia barang/jasa (vendor/supplier). Umumnya bagian Procurement/pengadaan sangat terlibat aktif dalam memutuskan barang/jasa apa yang akan dibeli termasuk dalam kondisi ketersediaan barang/jasa tersebut relatif langka untuk ditemukan.Penyebab kelangkaan ini  dapat terjadi karena kebutuhan perusahaan/organisasi itu sendiri(kasus ini umum dijumpai pada industri manufaktur karena mempunyai karakteristik mesin/unit produksi yang berbeda-beda serta pihak supplier harus melakukan kustomisasi/penyesuaian produknya) atau dapat juga karena kelangkaan barang/jasa itu sendiri di pasaran yang menyebabkan harganya sangat fluktuatif sebagai akibat tidak imbangnya permintaan dan penawaran (scarcity principle).  Jika bagian procurement/pengadaan memiliki data yang valid dalam menentukan biaya yang tepat, maka akan lebih mudah dalam melakukan metode analisa biaya-keuntungan (cost-benefit analysis) atau cost-utility analysis. 

Berdasarkan tujuan konsumsi/pemakaian barang dan jasa, kegiatan pengadaan/procurement dibagi kedalam 2 kategori yang berbeda.
A. Pengadaan langsung (Direct production related procurement)
   Pengadaan langsung merupakan pembelian bahan baku(raw material) atau barang jadi yang berakibat langsung terhadap operasional dan keberlangsungan proses produksi. Biaya yang dikeluarkan untuk pembelian jenis ini tergolong besar dan rutin dilakukan.
   Contoh: Pembelian processor snapdragon oleh Samsung untuk kebutuhan produksi smartphone nya, atau pembelian tandan buah segar (TBS) dari petani oleh pabrik kelapa sawit untuk diolah menjadi CPO (Crude Palm Oil)   

B. Pengadaan tidak langsung (Non-production-related procurement)
   Adalah pengadaan/pembelian yang secara tidak langsung mempengaruhi operasional perusahaan.Biaya yang dikeluarkan untuk pembelian jenis ini relatif lebih kecil serta tidak dilakukan secara rutin, pengadaan dapat dilakukan secara terencana atau conditional disaat tertentu saja sesuai kebutuhan. semisal pengadaan jasa servis berkala mesin-mesin produksi, pembelian spare part, hingga pembelian ATK (Alat Tulis Kantor)

Siklus pengadaan (Procurement life cycle):
- Requirement Determination 
  Menentukan kebutuhan barang atau jasa yang akan dibeli berdasarkan kebutuhan perusahaan/organisasi sesuai dengan pedoman permintaan barang / sop masing-masing departemen

- Source Determination
  Mencari perseorangan/perusahaan penyedia barang atau jasa secara tepat. Pihak procurement dapat mengirimkan inquiry document atau dokumen harga ke pihak penyedia barang/jasa

- Vendor Selection
  Mencari supplier/vendor yang tepat. Pihak procurement melakukan negosiasi terhadap para supplier serta mencapai kesepakatan dengan pihak supplier/vendor

- Order Processing
  Proses permintaan barang/jasa, dalam tahap ini pihak procurement akan menrbitkan dokumen PO (Purchase Order) yang telah disahkan dan legal untuk diberikan ke pihak suplier/vendor, sebagai dasar untuk pembuatan produksi dan pengiriman. 

- Purchase Order monitoring
  Pihak procurement harus terus memantau perkembangan order nya/ tracking order 

- Goods Receipt
  Penerimaan barang/jasa oleh pihak vendor/supplier sesuai dengan dokumen PO yang telah dikirimkan sebelumnya 

- Payment 
  Melakukan proses penerimaan dan input data tagihan dari vendor, untuk diteruskan ke bagian keuangan/Finance dan pembayaran dilakukan sesuai dengan kesepakatan.

Perangkat lunak dalam proses pengadaan (e-Procurement software)
Saat ini sudah banyak perusahaan/organisasi dalam pemerintahan telah menggunakan perangkat lunak khusus dalam proses pengadaan, software ini dapat melakukan siklus proses pembelian secara elektronik dan atau melalui komputasi awan (cloud computing). Di pasaran saat ini telah ada ratusan pengembang khusus untuk solusi aplikasi e-Procurement. Sebagai elemen penting dalam proses manajemen rantai supply (Supply Chain Management), sistem ini sangat membantu organisasi mengefisiensikan siklus manajemen pembelian mereka dan memaksimaakan keuntungannya dari setiap order pembelian. Banyak juga perusahaan/organisasi yang membuat aplikasi khusus sendiri yang disesuaikan dengan kebutuhannya 

Kecurangan dalam proses pengadaan (Procurement Fraud)
Kecurangan dalam pengadaan dapat diartikan sebagai tindakan yang tidak jujur dan dilakukan demi kepentingan pribadi atau golongan, yang dapat berarti selama proses pengadaannya tidak mengikuti aturan/sop sehingga menyebabkan kerugian bagi kepentingan yang lebih luas dalam suatu organisasi/perusahaan.Biasanya pihak penyedia barang/jasa memberikan iming-iming bonus  atau istilahnya "kickback" kepada seseorang/beberapa orang yang berkepentingan di bagian procurement/pengadaan agar produknya terpilih sebagai pemenang tender/lelang. Hal ini dapat juga mengakibatkan efek tidak baik,seperti barang yang dibeli terlampau mahal (karena sudah termasuk kickback dari supplier ke procurement). 

Beberapa kecurangan yang umumnya terjadi dalam proses pengadaan antara lain:
(-) Kolusi diantara peserta lelang dengan cara mengundurkan diri agar kompetisi lelang/tender nya    semakin berkurang
(-) Menyediakan informasi spesifik mengenai kebutuhan dari "orang dalam" kepada salah satu peserta lelang, sehingga mendapatkan keuntungan untuk menjadi pemenang karena barang/jasa yang disediakan sesuai dengan permintaan pihak procurement
(-) Melakukan pembayaran terhadap barang dan jasa yang sebenarnya tidak pernah diterima atau dikerjakan, biasanya pihak procurement membuat tagihan dari vendor fiktif yang diteruskan ke pihak finance untuk dilakukan pembayaran 
(-) Material yang dikirim tidak sesuai dengan spesifikasi lebih rendah namun tetap diterima oleh pihak procurement.
(-) Hanya menggunakan 1 vendor/supplier dalam pengadaan (prinsip PaLuGaDa-aPa LU perlu GuA ADA) tanpa disertai dengan analisa dan alasan yang lebih mendalam 

Sebenarnya masih lebih banyak lagi jenis-jenis kecurangan dalam proses pengadaan yang semakin canggih dan sulit dideteksi secara sekilas.